在我没接触外贸这个行业的时候，假如我听到有朋友是做外贸的话，我脑子里浮现出的岗位就是外贸业务员、采购和跟单。我相信很多从来没接触过外贸的人来说，应该都和我一样，对外贸这个行业的职位熟悉的只有外贸业务员、采购和跟单。外贸单证这个职位没有上面几个那么让人熟悉，但是在外贸流程中又是一个不可缺失的环节。
单证具体是干嘛的呢？
单证的工作说简单点是与公司单据相关的工作，但根据不同公司实际需要不同，单证所要工作的内容范围也有差异。 比如有些公司的单证只做信用证的审核工作，也有些公司的单证从前台的快递单直到连财务上的费用单据工作也承包了。
但大体是有以下内容会与单证人员相关：
- 信用证内容及条款审核
- 工厂装箱资料核对与公司实际出货清单制作
- 托单制作，与货代订仓
- 船期排载，进仓单据审核
- 装柜或者进仓后，货柜装箱单数据核对
- 报关单据（发票，合同，装箱单），另外根据实际需要制作原产证单据，商检单据
- 报关预录单数据审核，提单数据审核
- 供应商开发票所需单据的制作
- 货物出运费用与货代进行核对
- 清关资料（发票，装箱单，提单），如有信用证条款的则需要根据实际需求或客人额外单据需求，有可能增加原产地证及其他附加单据。
- 提单电放，电放保函制作。
装箱资料是什么？
装箱资料其实看字面就很好理解，就是即将要安排出运的货物装箱情况。
通俗点就是货物的装量、箱数、毛重、净重和体积。
有了这些数据我们才可以安排出货，没有这些数据的话，后续是不能进行下去的。
这些数据一定要问工厂拿到准确的，如果和实际相差很大，后续也会出现问题。
托单有什么用？
托单其实很简单，就是把拿到的装箱资料整理出来，分类好要出货的品名，然后把每个品名的箱数 CTNS、毛重 G.W.、净重 N.W 和体积 CBM 整理合计出来，制作成托单（一般公司都有托单的格式），然后发给货代排载。
排载是什么意思呢？
排载就是和船东或者货代公司确定装船口岸和订舱，订舱后就会有舱位，然后就可以安排货物出运。
打个通俗点的比喻就是我们要出国坐飞机，做飞机前我们都得先确定航班的起飞时间和票价，都符合后再买飞机票，有了飞机票我们就可以坐上飞机。
排载就是这样一个流程，在有了货物的完货时间和具体数量后，和货代去确认船期（船期就是截关日期和开船日期还有航程），看哪班船期和工厂完货时间符合，然后订舱。
关于订舱有一点要注意，货柜分为小柜 20GP 可以装 28m³的货；平柜 40GP 可以装 56m³的货；高柜 40HQ 可以装 68m³的货。要根据实际出货的立方数来确定要定什么柜子。
如果货物不够一个小柜，那就需要走散货了。
有一点很重要，确认排载前一定要确认工厂货已经完成或者这一两天之后可以完成并货物合格，如果货物不能按时进仓或者装柜会产生额外的空仓费！
装柜和进仓
进仓就是指货物不够一个小柜，要走散货，这个时候我们需要向货代公司订散货仓位，然后货代公司会给一份进仓单，拿到进仓单后我们需要确定最晚进仓日和仓库收货时间，没问题后在进仓单内填入货物的进仓箱数和毛重，填好后分别发给工厂，务必要确认工厂收到看进仓单，不然过了最晚进仓日工厂还没进仓，这样也是会产生空仓费等一系列的费用。
装柜就是定的是整柜（整柜就是指走一个柜子而不是散货），装柜前我们可以根据货物的归属地来核算出最优装柜方案：工厂装柜还是仓库装柜。
如果货源地分属几个不同地方的供应商，那么仓库装柜从成本及配车的方面来说可能是最好的方式。 那么如果货物来源地是一家供应商，则工厂装柜就是最优的方案。
工厂装柜的话，一般货代都会安排拖车，不需要我们自己联系拖车公司。
拖柜我们要和货代确认以下几点：
- 装柜时间，
- 柜型
- 数量及货重吨位数
- 装柜地址和联系方式。
到了装柜日期时，要和货代确认是否已经提到柜子，并要让货代给箱封号、拖车的车牌号和司机师傅的联系电话，然后要把这些信息给到工厂，避免工厂把货物装错柜子引起不必要的麻烦。
报关又是什么呢？
我们一般都是委托报关，首先我们要在电子口岸里填入相应的数据然后像报关行发起委托申请，然后把资料给到货代或者报关行。
报关资料如果无需商检的一般是指：
- 装箱单
- 合同
- 发票
- 报关单
- 申报要素
这些资料要在货物装完柜或者货物进仓之后给到货代或者报关行。
做报关资料时，要仔细仔细再仔细，如果报关错了，碰到海关查验，那就是碰到大麻烦了，而且报关资料直接关系到公司的退税、货物的提单包括后续一系列的数据。
切记做好报关资料后，自己再反复检查确认几遍，保证无误后再发送。
接下来就是提单确认了
提单确认其实很简单，但也要仔细。
在报完关后，货代会来提单确认件，拿到后我们要确认提单上的
- 发货人抬头（Shipper)
- 收货人抬头 (Consignee)
- 出运港口 (Port of Loading)
- 目的港( Port of Discharge)
- 目的地（Place of Delivery)
- 唛头 (Marks)
- 货名及件数 (Description of packags and goods)
- 毛重(Gross weight)
- 立方(CBM)
- 箱封号(Container Number)
- 铅封号(Seal Number)
- 付款方式(Freight & charges)
这些都没有问题的话就可以和货代确认，如果有问题，可以让货代改成正确的，一旦确认后再发现有问题需要更改的话，就会产生改单费哦，所以虽然简单但是还是要细心啊。
提单件确认好后，我们要问货代要费用清单，这里也需要仔细确认费用哦。
提单 COPY 件是什么
在装有我们货物的船开后，我们可以向货代要提单 copy 件。提单件有什么用呢？其实它就是用来告诉客户，货已经发出了可以付货款咯~就好像我们去商场买衣服，柜台都会开一个收款证明，我们付了钱才能拿到心爱的衣服。
提单就是这样的一个存在，但提单也分为船东提单和货代提单两种，从货权角度来说，船东提单要相对保险于货代提单，但还要看货物到达国的政策及清关时的严格程度还有客户在当地的关系网等。 比如船东提单在尼日利亚提货，即使只出示 copy 件，也一样会出现货物先行提走的风险。
所以，具体出什么样的提单可以使货权相对保险，要根据实际情况和经验进行分析。
清关资料又是什么资料呢？
清关资料为发票和装箱单及提单（都是要英文的哦）这三个是必须要的，是给客人他们用来清关和付款的，还有一些客人会需要原产地证。
一般我们拿到提单 copy 件后，就可以制作清关资料。
注意清关资料里装箱单的数据必须和提单上一样，是必须。
如果客人需要原产地证，我们还需要做原产地证，可以在贸促会办理。
提单电放 or 正本
客人要求需要提单正本的，那我们要确认客户货款是否已付全。
正本提单的话，需要像货代说明提单需要正本而不是电放，而且所有的清关资料都需要正本盖章。提单需要背书。
拿到提单正本后，和正本盖章的清关资料一起寄给客人，这里注意：最好多寄几张空白盖章纸以便出现问题后客人可以另外打印，不然就得再寄一次。
如果客人要求电放的话，在我们拿到提单 copy 件后，把做好的清关资料电子版和提单 copy 件一起发给客人，并和客人说明 ETA（船到港时间）是什么时候。
如果我们收到了客人的货款，那我们就可以通知货代安排电放，然后把电放件发给客人，客人就可以提货咯。
单证的一套流程基本就是这样，最主要的就是要仔细仔细再仔细，检查检查再检查。单证里面的学问其实还有很多，慢慢研究慢慢学习~
